De toekomst is digitaal

digitaal

Steeds meer bedrijfsprocessen verlopen digitaal. Dat geldt ook voor de diensten van accountants en adviseurs. De nieuwe werkwijze is even wennen, maar veel van onze klanten juichen het toe.

Rob van der Gun, Directeur Samenstelpraktijk: “Als professionele en moderne accountant willen wij meegaan met de digitale ontwikkelingen in de markt. We zien dat ook andere partijen, zoals overheden, banken en bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel steeds digitaler worden. De technische mogelijkheden die er zijn, helpen ons te voldoen aan de toenemende vraag van klanten en leveranciers naar digitale producten en diensten. Veel ondernemers werken zelf digitaal, dus dan is het logisch dat zij dat ook van ons verwachten.” Voor deze digitalisering is een project opgezet, dat al de nodige verbeteringen heeft opgeleverd. Door processen te digitaliseren neemt de efficiency en flexibiliteit toe en zet acconavm stappen naar een papierloze organisatie. Rob: “Onlangs hebben wij alle klanten geïnformeerd dat we gaan digitaliseren. We leveren documenten voortaan digitaal bij hen aan, bijvoorbeeld de jaarrekening. De klant zet een digitale handtekening en stuurt zo het getekende document naar ons retour. Om er zeker van te zijn dat de e-mailadressen kloppen, bellen we wel eerst alle klanten. Daar hebben collega’s de afgelopen tijd al enorm veel tijd in gestoken en dat blijven ze doen. Vragen van klanten beantwoorden zij direct en indien nodig geven zij extra uitleg over het digitaal aanleveren en ondertekenen van documenten. Ook onze facturen ontvangen klanten via e-mail.”

“Digitalisering is geen doel op zich, maar levert gewoon veel voordelen op. Zowel voor de klant als voor ons. Klanten kunnen bijvoorbeeld zelf kiezen wanneer ze documenten inlezen en aanleveren, via e-mail verloopt het communicatieproces een stuk sneller en stukken die kwijtraken bij de post behoren tot het verleden. Op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen wordt er ook winst behaald, want minder papier betekent duurzamer.”

Bankkoppeling en SBR

Voor het digitaal inlezen van bankafschriften ten behoeve van de administratie, heeft acconavm haar klanten onlangs gevraagd om hun bankkoppeling te activeren. Dit dient de klant zelf te doen in de internetbankierenomgeving. Deze digitale aanpak bespaart veel tijd bij het verwerken van de administratie en voorkomt eventuele fouten die handmatige invoer met zich mee kan brengen. Al langer levert acconavm digitaal gegevens aan bij de overheid, maar doet dat sinds kort ook bij de Kamer van Koophandel met de publicatiestukken. Tot nu toe gaat dit om het verzenden van jaarrekeningen voor kleine rechtspersonen, maar in verband met aankomende wetgeving is het voornemen om deze aanpak sterk uit te breiden. Het indienen van publicatiestukken via SBR (Standard Business Report) bij de Kamer van Koophandel wordt vanaf 2017 namelijk verplicht.

Klantervaringen

Over het algemeen blijken klanten zeer positief over de toenemende digitale werkwijze van acconavm, alhoewel er soms klanten zijn die hun documenten liever op papier ontvangen. Rob van der Gun: “Dan bieden we natuurlijk nog steeds de papieren mogelijkheid. Toch merken we vooral dat onze aanpak een positief effect heeft op de klanten. Ze gaan nadenken over hoe digitaal zijzelf eigenlijk opereren en zien steeds meer kansen die digitalisering ook hen biedt. Ondernemers die nog steeds met bonnetjes in de weer zijn, gaan zich toch afvragen of dat wel de goede weg is. En zo dragen wij ook bij aan digitalisering bij onze klanten.”

“ Het grote voordeel van de digitale bankkoppeling is, dat ik zelf kan bepalen wanneer ik de bankmutaties inlees in de boekhouding. Ik hoef alleen maar op de knop te drukken, zo eenvoudig is het. Niet meer zoeken, de omschrijvingen komen één op één overeen. Echt perfect.”  Aireen Raátz van Formido Vianen

“ Zelf de administratie doen geeft ons meer betrokkenheid bij het bedrijf. De digitale bankkoppeling met onze boekhoudadministratie scheelt daarbij veel tijd en werk.”
Bij familie Hooijer in Barneveld doet Herma Hooijer de administatie van hun melkvee- en kalverenbedrijf.

EDI-Circle

Wij zijn betrokken bij het landelijke platform ‘EDI-Circle’. Dit platform maakt het mogelijk facturen, van steeds meer leveranciers en afnemers (uit voornamelijk de agrarische sector), volledig geautomatiseerd in te lezen in uw administratie. EDI-Circle beschikt hiervoor over een geavanceerd systeem. Ga voor meer informatie over EDI-Circle naar www.acconavm.nl/kennis/agro/elektronischefacturen-inlezen.

Digitale facturen

“Het proces om digitaal te factureren is een aantal jaren geleden ingezet,” zegt Dennis Gerritzen, Manager Finance & Control van acconavm. “Inmiddels is het breed uitgerold over alle regio’s. Klanten krijgen hun facturen in een digitale link in een e-mail. Na het klikken op de link opent een pdf-bestand in een beveiligde omgeving. Dit pdf-bestand kunnen zij opslaan en -als klanten beschikken over een scansysteem- automatisch verwerken. Grotere klanten, die veel facturen moeten verwerken, beschikken in de regel over een dergelijk systeem. Voor de betaling kunnen we een iDEAL button meesturen als klanten niet over automatische incasso beschikken.”

Advies nodig rondom dit onderwerp?
Vul het formulier in en wij nemen contact met u op
  • Vul onderstaand formulier in en wij nemen contact met u op.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.



<< terug naar overzicht