Spookfactuur, wat nu?

U vermoedt dat u een spookfactuur hebt ontvangen. Spookfacturen zijn valse facturen die vaak niet van echt te onderscheiden zijn, bijvoorbeeld door woorden of logo’s die u van andere facturen herkent. Een offerte kan vermomd zijn als factuur of u krijgt een rekening voor niet-geleverde diensten. Vooral in de vakantieperiode slaan oplichters hun slag. Soms is het weggooien van de factuur niet voldoende. Met onderstaande instructies voor uw personeel vergroot u de alertheid en verkleint u het risico.

Wat kunt u het beste doen? Het is belangrijk dat u uw medewerkers duidelijk instrueert wat zij moeten doen als zij met een spookfactuur of verdacht telefoongesprek worden geconfronteerd.

Voorkom betaling van de spookfactuur

Geef uw medewerkers de volgende instructies:

1    Controleer elke factuur

Controleer elke binnenkomende factuur. Soms ziet de aanbieding eruit als een factuur, compleet met acceptgiro, maar staat ergens verdekt vermeld dat het om een aanbieding gaat. Er is immers rechtspraak waarbij de rechter aangeeft dat de ondernemer een eigen verantwoordelijkheid heeft bij het ondertekenen van de toegezonden fax omdat het slechts vijf minuten kost om een fax door te nemen. Als men deze tijd niet neemt, kunnen de gevolgen voor rekening en risico van de ondernemer komen.

2    Laat u niet misleiden door bekende namen op brieven of facturen

Lees altijd goed van welk bedrijf u een brief of factuur krijgt en laat u niet misleiden door namen die u bekend voorkomen of lijken op namen van bekende bedrijven.

3    Onderteken niets waar u geen prijs op stelt

Als u geen prijs stelt op advertenties en niets wilt plaatsen, teken dan ook niets. Voor iets waar u geen prijs op stelt, hoeft u niet te tekenen.

4    Neem niet zelf telefonisch contact op als u het bedrijf niet kent

Kunt u het bedrijf, het bericht of de fax helemaal niet plaatsen? Neem geen telefonisch contact op met het bedrijf om navraag te doen of door te geven dat de factuur niet klopt. Uw woorden tijdens het telefoongesprek kunnen worden gebruikt om een ander gesprek samen te stellen.

5    Vraag bij twijfel per e-mail om uitleg en vraag tevens een kopie van de ondertekende overeenkomst op

Als u twijfelt over een factuur, stel het betreffende bedrijf hiervan schriftelijk op de hoogte. U geeft aan om welke factuur het gaat en dat u twijfelt aan de juistheid. Vraag hierbij een kopie van de door u ondertekende overeenkomst op. Wanneer u vervolgens een overeenkomst zonder uw handtekening of een aanmaning ontvangt, doet u er verstandig aan een jurist in te schakelen.

6    Doe aangifte bij het fraudemeldpunt

Ontvangt u een factuur van een malafide afzender, doe dan altijd aangifte bij fraudemeldpunt.nl. En heel belangrijk: betaal niet! Ook al dreigt de andere partij met het inschakelen van een incassobureau.

Ondanks alle instructies en waarschuwingen kan het zijn dat u vragen houdt over een mogelijke spookfactuur, acquisitiefraude of phishing. Twijfelt u? Vraag uw accountmanager of schakel één van de juristen van acconavm in. Ook bij dit onderwerp bieden wij u graag een helpende hand.

Door onderstaand adviesformulier in te vullen, brengen wij u in contact met de jurist in uw regio.

Advies nodig rondom dit onderwerp?
Vul het formulier in en wij nemen contact met u op
  • Vul onderstaand formulier in en wij nemen contact met u op.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.



<< terug naar overzicht