Identificatieplicht

Identificatieplicht

voor zowel de werkgever als werknemer

Als werkgever moet u voordat u een medewerker in dienst neemt en aan het werk zet, de identiteit van deze persoon vaststellen. Voor de identificatieplicht gelden uiteraard regels.

Wij schetsen de meest voorkomende identificatieplicht. Namelijk als u een werknemer wil laten werken die afkomstig is uit een EU lidstaat, waaronder Nederland.

Identificatieplicht

U hoeft alleen de identiteit vast te stellen van werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking en niet van werknemers met loon uit vroegere dienstbetrekking(en), zoals (pre)pensioenuitkeringen.

Voor een werkgever bestaat de identificatieplicht uit drie onderdelen:

  1. verificatieplicht: de werkgever moet het identiteitsbewijs van zijn werknemers controleren op echtheid en geldigheid op het moment dat zij in dienst treden.
  2. bewaarplicht: de werkgever moet zelf een kopie maken van het identiteitsbewijs van alle werknemers die hij in dienst neemt en deze in zijn administratie bewaren.
  3. zorgplicht: de werkgever moet ervoor zorgen dat alle werknemers die voor hem werken, dus zowel de eigen werknemers als de inleenkrachten, op het werk altijd een geldig identiteitsbewijs kunnen tonen.

Het identiteitsbewijs controleren

Als eerste vraagt u de beoogde werknemer om een origineel en geldig identiteitsbewijs te tonen. Als de werknemer niet de Nederlandse nationaliteit heeft, gaat u na of – en onder welke voorwaarden – u de werknemer in Nederland mag laten werken. Vervolgens controleert u het identiteitsbewijs op de echtheidskenmerken. Daarna controleert u of het identiteitsbewijs bij de werknemer hoort die het aanbiedt. (verificatieplicht) Ten slotte – als alles door u in orde is bevonden – maakt u een kopie van het identiteitsbewijs en bewaart u deze in uw administratie. (bewaarplicht)

Waar moet u nu opletten?

In de folder “Kenmerkenfolder model 2014” en de app ‘DutchID’ ziet u precies op welke kenmerken u het identificatiebewijs kunt controleren.

Iedereen die op de werkplek aanwezig is, moet op elk moment een geldig en origineel identiteitsbewijs kunnen laten zien. Werknemers uit Nederland en de EU/EER mogen hiervoor een rijbewijs gebruiken. U moet uw werknemers hierop wijzen. Bij een controle moet u uw werknemers de gelegenheid geven om aan hun identificatieplicht te voldoen. (zorgplicht)

In de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) is o.a. opgenomen dat in uitzonderlijke gevallen een registratieplicht bestaat. In de Wet op de loonbelasting 1964 onder artikel 26B lid a en b is het volgende opgenomen, wanneer

    1. De werknemer zijn naam, adres, woonplaats of BSN niet aan de inhoudingsplichtige heeft verstrekt;
    2. Bij een werknemer die loon uit tegenwoordige dienstbetrekking geniet, de inhoudingsplichtige zijn identiteit niet heeft vastgesteld EN opgenomen in de loonadministratie overeenkomstig artikel 28, eerste lid, onderdeel f; dan past de inhoudingsplichtige het zogenaamde anoniementarief toe en bedraagt de belasting 52% van het loon.

In het artikel 28, eerste lid, onderdeel f wordt weer verwezen naar de Wet op de identificatieplicht.

Bovenstaande houdt in, dat naast het bewaren van een kopie in de bedrijfsadministratie, ook in de loonadministratie de personeelsgegevens aanwezig moeten zijn.

Werkgeversservice

Wilt u meer weten over het stappenplan van de identificatieplicht, of hulp hoe u dit efficiënt kunt registreren in uw personeelsadministratie? Vraag uw adviseur werkgeversservice. Zij helpen u graag verder.

Advies nodig rondom dit onderwerp?
Vul het formulier in en wij nemen contact met u op
  • Vul onderstaand formulier in en wij nemen contact met u op.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.



<< terug naar overzicht