Administratieplicht van een stichting of vereniging

administratieplicht stichting vereniging

Stichtingen en verenigingen zijn administratieplichtig volgens de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen (AWR). Regelgeving kan van invloed zijn op de wijze waarop een administratie moet worden ingericht. Bijvoorbeeld de btw-wetgeving stelt eisen aan de inrichting van facturen en aan de administratie, indien uw stichting of vereniging als btw-ondernemer moet worden aangemerkt.

Een stichting of vereniging is als administratieplichtige gehouden om van haar vermogenstoestand een administratie te voeren. De stichting dient de daarbij behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers te bewaren, zodat hieruit blijkt wat haar rechten en verplichtingen zijn, alsmede de voor de heffing van belasting van belang zijnde gegevens. De administratieverplichting geldt voor alle rechtspersonen, waaronder stichtingen en verenigingen.

Stichtingen en verenigingen moeten dus een administratie voeren voor hun activiteiten.

Bewaarplicht van een stichting of vereniging

Alle documenten dienen, in het kader van de administratieplicht, zeven jaar bewaard te worden, tenzij in de belastingwetgeving anders is bepaald. Let hierbij op het feit dat er veel zaken tot de administratie gerekend moeten worden.

Kassabonnen en –rollen vormen onderdeel van een administratie, evenals financiële aantekeningen, controleberekeningen, bankafschriften, overeenkomsten, agenda’s, correspondentie, software en databestanden. Realiseert u zich daarbij dat ook bescheiden die u als stichting of vereniging op internet bewaart of onderbrengt bij dienstverleners als een loonservicebureau, tot de administratie van de vereniging behoren en daardoor onder de bewaarplicht vallen.

Zijn de documenten digitaal opgeslagen, dan hoeft u deze niet ook fysiek zeven jaar te bewaren. Zorg er dan voor dat u de digitale gegevens wel gedurende de termijn van zeven jaar bewaart. Reken veiligheidshalve bij het bepalen van de bewaartermijn vanaf 1 januari volgende op het jaar van de start van de administratie van een boekjaar. Dus de bewaartermijn van een bankafschrift van augustus 2017 loopt tot 31 december 2024. Facturen moeten zeven jaar bewaard blijven na de datum van uitreiken of ontvangst. De jaarrekening van een vereniging dient zeven jaar bewaard te blijven vanaf de datum van het vaststellen van de jaarrekening.

Meer specifieke belastingwetgeving kan een andere bewaartermijn verplichten. Zo vereist de btw-wetgeving dat gegevens over onroerende zaken een bewaartermijn hebben van 9 jaar volgend op het jaar waarin een btw-ondernemer het vastgoed voor het eerst in gebruik heeft genomen.

Ook documenten als notariële aktes, pensioen- en lijfrentepolissen hebben groot belang buiten de genoemde bewaartermijn. Hierdoor mag u ook deze documenten nooit vernietigen en/of weggooien.

Sanctie op het niet voldoen aan de administratie- of bewaarplicht

De sanctie op het niet voldoen aan de administratie- of bewaarplicht, is dat de stichting of vereniging uiteindelijk geconfronteerd kan worden met de omkering van bewijslast. De Belastingdienst kan daardoor, binnen redelijkheidsgrenzen, ambtshalve vaststellen hoe hoog de omzet en/of winst van een stichting of vereniging geweest moet zijn en overgaan tot naheffing of navordering. Het is vervolgens aan de stichting of vereniging om te bewijzen dat dit anders zou moeten zijn.

Meer informatie

Hebt u vragen of wilt u meer informatie? Neemt u dan contact met ons op via onderstaand adviesformulier of stuur een mail naar maatschappelijkeorganisaties@acconavm.nl.

Advies nodig rondom dit onderwerp?
Vul het formulier in en wij nemen contact met u op
  • Vul onderstaand formulier in en wij nemen contact met u op.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.



<< terug naar overzicht