Spookfacturen

Spookfacturen

U vermoedt dat u een spookfactuur hebt ontvangen. Spookfacturen zijn valse facturen die vaak niet van echt te onderscheiden zijn, bijvoorbeeld door woorden of logo’s die u van andere facturen herkent. Waar moet u op letten?

Met de komst van nieuwe wetgeving (per 1 juli 2016) om acquisitiefraude tegen te gaan is niet alleen de rechtspositie van u als ondernemer versterkt, maar is acquisitiefraude ook strafbaar gesteld. Helaas betekent het niet dat het ook niet meer voorkomt. Dubieuze nota’s en spookfacturen worden nog steeds verstuurd.

Wat is een spookfactuur?

Een spookfactuur is een factuur waar geen prestatie tegenover staat. Een spookfactuur komt voor in verschillende vormen.

Factuur blijkt offerte te zijn
Sommige bedrijven sturen op een factuur lijkende aanbiedingen. Alleen uit de kleine lettertjes blijkt dat het geen factuur is , maar een offerte. U hoeft dus niet te betalen. Wanneer u deze wel betaalt, wordt een overeenkomst aangegaan met de afzender.

Met de komst van nieuwe wetgeving is het sturen van spookfacturen strafbaar gesteld. De afzender mag niet langer op een verkapte wijze vermelden dat het een offerte betreft. Een vereiste bij dergelijke aanbiedingen is dat duidelijk is wie de afzender is en met welk doel de geadresseerde wordt benaderd. Er moet onder andere duidelijk vermeld worden dat het een offerte betreft, wat de totaalkosten zijn en wat de looptijd van de overeenkomst is. Dergelijke essentiële kenmerken van een offerte mogen dus niet langer in een kleiner lettertype worden vermeld.

Een echte factuur zonder tegenprestatie
Daarnaast zijn er gevallen waarin ongevraagd en zonder reden rekeningen worden toegestuurd die erg lijken op facturen van betrouwbare ondernemingen. De fraudeur hoopt dat de ontvanger in de drukte de facturen voldoet.

Er is sprake van een administratieve vergissing óf kwade opzet. Van belang is dat u in ieder geval bij de afzender de grondslag voor deze factuur opvraagt. De afzender moet niet alleen kunnen aantonen dat er een overeenkomst bestaat tussen partijen, maar dient ook aan te kunnen tonen dat de ondernemer voorafgaand juist en volledig is geïnformeerd over de inhoud van de overeenkomst. Zonder een bewijs van een door de ondernemer gegeven akkoord kan deze nooit betalingsplichtig gesteld worden.

Hoe herkent u een spookfactuur?

De volgende zaken helpen om te bepalen of er sprake is van een spooknota:

  • Wees alert op kleine lettertjes. Er staat bijvoorbeeld: ‘Dit is een aanbieding, geen factuur’ of u komt het woord offerte tegen. Bijvoorbeeld: ‘Indien u met deze offerte akkoord gaat…’.
  • Controleer de gegevens van de afzender. Zoek ook op internet naar meer informatie over het bedrijf.
  • Kijk of de naam van de afzender voorkomt op de lijst van de Fraudehelpdesk.
  • Breng het personeel op de hoogte van dit soort praktijken zodat iedereen weet dat fraudeurs zich ook richten op bedrijven. Hang bijvoorbeeld een uitleg over dubieuze nota’s op.
  • Zorg voor een goede communicatiestructuur tussen de verschillende afdelingen en uw crediteurenadministratie.
  • Geef de Kamer van Koophandel (KvK) geen toestemming om uw adresgegevens te verkopen voor mailinglijsten. Dit noemt de KvK de non-mailing-indicator.

Breng uw personeel op de hoogte

Het is belangrijk dat u uw medewerkers duidelijk instrueert wat zij moeten doen als zij met een spookfactuur of verdacht telefoongesprek worden geconfronteerd. Soms is het weggooien van de factuur niet voldoende. Met onderstaande instructies voor uw personeel vergroot u de alertheid en verkleint u het risico.

Geef uw medewerkers de volgende instructies:

  • Controleer elke factuur.
  • Laat u niet misleiden door bekende namen op brieven of facturen.
  • Onderteken niets waar u geen prijs op stelt.
  • Neem niet zelf telefonisch contact op als u het bedrijf niet kent.
  • Vraag bij twijfel per e-mail om uitleg en vraag tevens een kopie van de ondertekende overeenkomst op.
  • Doe aangifte bij het fraudemeldpunt.

Lees meer over deze tips in het artikel: Spookfactuur, wat nu?

Naast spookfacturen wordt de openstaande factuur als schijnreden ook (digitaal) gebruikt voor het bemachtigen van persoonsgegevens of het installeren van kwaadaardige software. Open voor de zekerheid geen bijlages van onbekende afzenders. Tips om te bepalen of een e-mail echt is, lees u op de site van de Fraudehelpdesk.

Ondanks alle instructies en waarschuwingen kan het zijn dat u vragen houdt over een mogelijke spookfactuur, acquisitiefraude of phishing. Twijfelt u? Vraag uw accountmanager of schakel één van de juristen van acconavm in. Ook bij dit onderwerp bieden wij u graag een helpende hand. U kunt tevens gebruik maken van onderstaand adviesformulier.

Advies nodig rondom dit onderwerp?
Vul het formulier in en wij nemen contact met u op
  • Vul onderstaand formulier in en wij nemen contact met u op.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.



<< terug naar overzicht