Voorbereiden op inspectie SZW: onze adviezen

Inspectie SZW

De Inspectie SZW controleert of u zich als werkgever houdt aan de wet- en regelgeving rondom arbeid. Van de RI&E tot coronamaatregelen en vergunningen van buitenlands personeel. Wat houdt deze inspectie precies in én hoe bereidt u zich voor? Lees onze tips.

Over de inspectie

Een inspectie van de SZW kan u overvallen. Inspecteurs kunnen onaangekondigd en aangekondigd langskomen. Zorg ervoor dat u altijd om legitimatie vraagt als een inspecteur op de stoep staat. Na legitimatie heeft de Inspectie SZW de volgende bevoegdheden:

  • toegang tot de werkplek
  • medewerking eisen
  • vragen stellen aan iedereen op de werkplek (ook getuigen)
  • identiteitsdocumenten, de loonadministratie en documenten als een werktijdenregistratie inzien
  • gegevens en documenten kopiëren en meenemen
  • voorwerpen meenemen en monsters afnemen

Wat kunt u doen?

Voordat u inzage geeft of stukken meegeeft aan de inspecteurs, is het verstandig om eerst een schriftelijke vordering van de benodigde stukken te vragen. Op deze manier overlegt u de juiste informatie en niet meer dan dat. Maak vervolgens een lijstje van alle gegevens, voorwerpen en documenten die de inspectie meeneemt. Zorg zelf ook voor het behoud van eigen (bewijs)exemplaren, bijvoorbeeld door een kopie te maken.

Medewerkingsplicht

U bent verplicht om mee te werken aan de inspectie, net als uw werknemers en eventuele zzp’ers die in uw bedrijf werkzaam zijn. De inspecteur is verplicht om aan het begin van het bezoek aan te geven waarvoor hij of zij komt en wat er van u wordt verwacht. Uw medewerkingsplicht is een inspanningsverplichting, welk resultaat dit oplevert is niet relevant.

Zwijgrecht

De inspecteur kan tijdens het rondgaan in uw bedrijf vragen stellen aan u en uw medewerkers. Vanaf het moment dat u uit de vragen of handelingen van de inspectie kan opmaken dat deze een boete wil opleggen (de inspecteur gaat over tot een verhoor), is de inspecteur verplicht om u expliciet te wijzen op uw zwijgrecht. Dit wordt ook wel ‘cautie geven’ genoemd. De medewerkingsplicht vervalt dan. Soms kan het verstandig zijn om van dit zwijgrecht gebruik te maken. De bewijslast voor een overtreding ligt bij de Inspectie SZW. Het zwijgrecht is alleen van toepassing op u als ondernemer en werkzame personen die met leidinggeven zijn belast, niet op uw overige werknemers.

Zo bereidt u zich goed voor

Hoe bereidt u zich nu goed voor, op een al dan niet aangekondigde inspectie? Zorg er altijd voor dat u de Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) op orde heeft. Dit is voor elke ondernemer met personeel verplicht.
Op verzoek van de inspectie moet u van elke werknemer die bij u in loondienst is een kopie van het identiteitsbewijs kunnen tonen. Het is dus belangrijk om deze kopieën in uw administratie paraat te hebben. Zijn er werkvergunningen van toepassing? Ook die moet u kunnen tonen. Wilt u tijdens de inspectie ondersteuning? Dan kunt u een juridisch adviseur of een advocaat bellen om u bij te staan. Zo kan een jurist van acconavm u niet alleen mentaal ondersteuning bieden, maar het gesprek ook bijsturen om u te behoeden voor valkuilen. Ook kan de jurist het conceptverslag van uw verklaring (proces-verbaal) kritisch doorlezen en waar nodig bij laten stellen met het oog op uw belangen.

Video: praktijkverhaal

Bekijk deze video van een van onze klanten, een fruitteler in de Betuwe. Hij vertelt over de impact van een inspectie én welke acties hij ondernam om 100 procent te voldoen aan wet- en regelgeving.

Sancties en bezwaar

Blijkt uit de inspectie dat u niet helemaal voldoet aan de wettelijke verplichtingen, dan kan de Inspectie SZW u sancties opleggen. Het kan gaan om een waarschuwing, een eis tot naleving van de wet (met dwangsom), een boete, een proces-verbaal of het (gedeeltelijk) stilleggen van de werkzaamheden.

Bent u het niet eens met het besluit van de inspectie? Tegen een boetevoornemen kunt u een zienswijze indienen. Tegen sancties kunt u bezwaar of beroep aantekenen, eventueel met ondersteuning van een juridisch adviseur.

Sámen goed voorbereiden

Ondanks goede bedoelingen kan het zijn dat blijkt dat u niet (volledig) voldoet aan de geldende wet- en regelgeving voor arbeid. U wilt sancties natuurlijk ten alle tijden voorkomen en ook een veilige werkomgeving waarborgen voor uw personeel. We kijken graag samen met u of u aan alle wetgeving voldoet.

Ook bereiden we u voor op een eventuele inspectie, zodat u alle benodigde informatie kunt overleggen. Wilt u direct ondersteuning of meer weten over juridisch advies? Neem contact op met uw acconavm adviseur of een kantoor bij u in de buurt. Of lees meer over onze dienstverlening.

Wilma Frankema (Senior Juridisch Adviseur)
Wilma Frankema is binnen accon■avm als Senior Juridisch Adviseur, vanuit kantoor Leeuwarden, werkzaam voor ondernemers door het hele land. Naast haar werkzaamheden op het terrein van het ondernemingsrecht is Wilma gespecialiseerd in het arbeidsrecht en werkt zij vanuit die hoedanigheid nauw samen met onder andere de collega’s van werkgeversservice, die de loonadministraties van onze relaties verzorgen. Dankzij haar uitgebreide kennis wordt zij ingezet bij juridische vraagstukken met betrekking tot personeel, uitzendkrachten/payrollers, zzp’ers en dga’s. Kenmerkend zijn haar analytisch vermogen, haar praktische benadering, heldere communicatie en het snel en oplossingsgericht handelen.

Sanne Mulder (Senior Juridisch Adviseur)

Sanne-Mulder 100x100Als specialist arbeidsrecht heeft Sanne Mulder afgelopen jaren veel ondernemers bijgestaan en geadviseerd in ontslagzaken, bij arbeidsvoorwaarden, concurrentiebeding etc. Als advocaat trad zij namens hen op in procedures en onderhandelingen. Wat zij belangrijk vindt: eraan bijdragen dat je als werkgever niet voor onaangename verrassingen komt te staan. En mocht dat toch zo zijn, ook dan zal zij ondernemers op professionele wijze met gedegen juridisch advies terzijde staan. Hebt u een vraag voor Sanne? Neem contact met haar op.




Advies nodig rondom dit onderwerp?
Vul het formulier in en wij nemen contact met u op
  • Vul onderstaand formulier in en wij nemen contact met u op.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
<< terug naar overzicht