Ontslag met wederzijds goedvinden: hoe pakt u dat aan?
Jenny de Witte-Huisman
Juridisch Adviseur
Ontslag met wederzijds goedvinden, de vaststellingsovereenkomst, de beëindigingsovereenkomst, allemaal termen waarmee hetzelfde wordt bedoeld. Het sluiten van een vaststellingsovereenkomst is verreweg de meest gebruikte manier om samen met de medewerker tot beëindiging van een arbeidsovereenkomst te komen. In deze blog geef ik u een praktisch stappenplan bij ontslag met wederzijds goedvinden.
Stap 1: bereid u goed voor
Ga niet overhaast te werk. Bereid u goed voor op een ontslag met wederzijds goedvinden. Wat is de reden van beëindiging? Verzamel bewijzen of onderbouwende documenten waarmee u deze reden kunt aantonen. Zorg er dus voor dat er een ‘dossier’ is. Wilt u het dienstverband beëindigen omdat de werknemer niet goed functioneert, zorg er dan voor dat functioneringsgesprekken en verbetertrajecten ook schriftelijk zijn vastgelegd. Wilt u het dienstverband beëindigen omdat het bedrijfseconomisch niet goed gaat, vraag uw accountant of adviseur dan om de laatste financiële stukken en eventueel om een prognose te maken.
Stap 2: bereid de werknemer voor
Het is belangrijk dat het ontslag voor de werknemer niet uit de lucht komt vallen. Hij moet weten dat het ontslag eraan zit te komen. Bijvoorbeeld doordat u hem regelmatig aanspreekt op zijn functioneren of doordat hij op de hoogte is van de penibele financiële situatie van de onderneming.
Stap 3: zorg voor een plan B
Ook is het in de voorbereiding verstandig om het dossier door een jurist te laten beoordelen. De jurist kan inschatten wat de kans van slagen van het dossier is. Hebt u geen of een heel mager dossier en wil de werknemer niet meewerken aan beëindiging van zijn dienstverband? Dan ontstaat er een erg vervelende situatie voor u beiden. Het is om die reden belangrijk om van tevoren in te schatten of een ontslagvergunning bij het UWV verkregen kan worden of dat een rechter een verzoek tot ontbinding zal toewijzen.
Stap 4: stel voor uzelf een budget vast
Hoewel het niet verplicht is, is het gebruikelijk om in een vaststellingsovereenkomst een beëindigingsvergoeding op te nemen. Voor de berekening van deze vergoeding is het in de meeste gevallen raadzaam om tenminste uit te gaan van de transitievergoeding. Een werknemer gaat met minder immers vaak niet akkoord. Bepaal voor uzelf een maximaal bedrag dat u bereid bent om te bieden als beëindigingsvergoeding. Zorg er ook voor dat u aan de werknemer goed kunt uitleggen waarom u deze bovengrens kiest.
Stap 5: stel een beëindigingsovereenkomst op
Wanneer alle omstandigheden in kaart zijn gebracht, kan de beëindigingsovereenkomst (ook wel vaststellingsovereenkomst) worden opgesteld. Zorg ervoor dat deze compleet is en juridisch correct is opgesteld. Laat de vaststellingsovereenkomst opstellen of controleren door een jurist. Denk onder meer aan de volgende zaken:
- einddatum
- opzegtermijn
- vrijstelling van werkzaamheden
- eindafrekening
- beëindigingsvergoeding
- eventueel geheimhoudingsbeding en concurrentiebeding
- finale kwijting
Stap 6: ga het gesprek met de werknemer aan
Dan is het tijd voor het ‘slechtnieuwsgesprek’ met de werknemer. Vertel de werknemer de reden van beëindiging en geef hem tijd om de boodschap te laten bezinken en het nieuws te verwerken. Leg uit wat de achtergrond is van de beëindiging en verwijs naar eerdere gesprekken. Het is belangrijk dat de werknemer de reden begrijpt. Overhandig na afloop van het gesprek de beëindigingsovereenkomst aan de medewerker of stuur het hem via mail toe. Eventueel kunt u een jurist inschakelen om u bij te staan in dit gesprek.
Stap 7: onderhandelen
Zelden stemt een werknemer meteen in met de aangeboden beëindigingsovereenkomst. Meestal wordt er nog flink onderhandeld over de hoogte van de beëindigingsvergoeding en andere voorwaarden. Vaak schakelt de werknemer zelf een jurist of advocaat in. In dat geval is het raadzaam om zelf ook een jurist of advocaat in te schakelen die namens u de onderhandelingen voert. Zo blijft u uit de emotie en houdt u de onderhandelingen zakelijk. Belangrijk is het ook om de vaart erin te houden. Dit kunt u doen door telkens een termijn te stellen voor het reageren op een (tegen)voorstel.
Stap 8: correcte afhandeling van het dienstverband
Wanneer de vaststellingsovereenkomst is ondertekend en de wettelijke bedenktermijn van veertien dagen voorbij is, dan is het tijd om de eindafrekening voor te bereiden. Onze collega’s van werkgeversservice helpen u daar graag bij.
Ondersteuning door juristen
De juristen van accon■avm begeleiden dagelijks werkgevers in ontslagprocedures en onderhandelingstrajecten. Neem contact op met onze juristen voor het bespreken van de mogelijkheden via juristen@acconavm.nl of maak gebruik van onderstaand contactformulier.
Advies nodig rondom dit onderwerp?
Vul het formulier in en wij nemen contact met u op