Digitale handtekening, is uw krabbel rechtsgeldig?

digitale handtekening

Tegenwoordig gaat steeds meer digitaal en online. Zo ook de totstandkoming en ondertekening van overeenkomsten, brieven, facturen en andere documenten. Wanneer heeft een digitale handtekening dan voldoende bewijskracht en is hij juridisch rechtsgeldig?

Algemeen

Volgens de wet is de vastlegging van een overeenkomst in beginsel vormvrij. Dit houdt in dat partijen op iedere gewenste manier een overeenkomst kunnen sluiten, bijvoorbeeld mondeling of schriftelijk. Echter wanneer er problemen ontstaan over de inhoud van de overeenkomst, is van belang in welke vorm de overeenkomst tot stand is gekomen. De vorm van de overeenkomst kan het namelijk moeilijk maken te bewijzen dat er overeenstemming was bereikt en welke afspraken en verplichtingen er over en weer tussen partijen zijn gemaakt en vastgelegd. Daarom wordt eigenlijk altijd geadviseerd een overeenkomst op schrift te zetten en door beide partijen te laten ondertekenen. Dat een ondertekening elektronisch geschiedt, is daarbij geen probleem. Ook een elektronisch ondertekende overeenkomst is juridisch bindend, in beginsel ongeacht de wijze waarop elektronisch is ondertekend.

Soorten elektronische handtekeningen

Wanneer een overeenkomst elektronisch is ondertekend en er ontstaan problemen, is het van belang te kunnen bewijzen dat partijen gebonden zijn aan de overeenkomst. Daarbij speelt de betrouwbaarheid van de elektronische handtekening een grote rol. De manier waarop de handtekening is gezet, is bepalend voor de bewijskracht van de overeenkomst. Men moet immers kunnen vaststellen dat de verzender van de handtekening ook de persoon is die de handtekening daadwerkelijk heeft geplaatst.

We kennen daarvoor drie vormen van elektronische handtekening met elk een andere mate van betrouwbaarheid.

  1. De gewone elektronische handtekening is de eenvoudigste variant. Het gaat hierbij om iedere vorm van ondertekening, ongeacht of dit echt een persoonlijke handtekening betreft. Een gewone elektronische handtekening kan bijvoorbeeld een scan van een gewone handtekening zijn die in het document wordt geplaatst, een krabbeltje met de muis of een vinkje dat gezet wordt.
    Deze variant wordt meestal niet aangeraden, omdat hij eenvoudig te vervalsen is. Maar als de betrouwbaarheid voldoende vaststaat (bijvoorbeeld bij e-mail binnen een bedrijf), dan is zo’n handtekening rechtsgeldig. Naar externe contractpartijen wordt niet geadviseerd deze vorm van elektronische handtekening te gebruiken.
  2. De geavanceerde elektronische handtekening maakt gebruik van wiskundige technieken om een unieke code aan een bericht te koppelen. Deze code wordt afgeleid uit het bericht zelf en uit de identiteit van de afzender. Daarmee is de code niet te gebruiken bij een vervalst bericht, zodat zo’n geavanceerde elektronische handtekening al snel(ler) als betrouwbaar en dus rechtsgeldig wordt gezien. Deze vorm wordt ook wel aangeduid als de “digitale handtekening”.
  3. De gekwalificeerde elektronische handtekening is de zwaarste variant en de enige die voldoet (mits voldaan aan alle voorwaarden) aan alle wettelijke vereisten voor een digitale handtekening met dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening. Bij een gekwalificeerde elektronische handtekening wordt de handtekening gecontroleerd met behulp van een certificaat dat door een erkende certificatiedienstverlener wordt uitgegeven. Het verschil met de geavanceerde elektronische handtekening is dan ook dat gebruik wordt gemaakt van een gekwalificeerd certificaat voor de identificatie van de ondertekenaar. Er zijn speciale instanties die certificaten uitgeven, de zogeheten certificatiedienstverleners.

De gekwalificeerde elektronische handtekening wordt tegenwoordig voor de Europese wetgever gelijk gesteld met een handgeschreven handtekening. Enkel deze elektronische handtekening voldoet ook aan alle eisen die door de wet gesteld worden.

Kortom: elektronische handtekeningen kunnen dus op verschillende manieren worden gezet. Voor de juridische rechtsgeldigheid van een overeenkomst maakt het in beginsel niet uit op welke wijze een elektronische handtekening wordt gezet. Of ze rechtsgeldig zijn en of ze betrouwbaar zijn hangt af van vele omstandigheden en het doel waarvoor ze gezet en gebruikt worden. Krijgt u zelf documenten ter digitale ondertekening aangeboden, of wilt u deze aanbieden aan uw klanten of leveranciers, dan is het goed u in dit onderwerp te verdiepen en te kiezen voor een wijze van ondertekenen die bij u en uw onderneming past.

Advies

Hebt u vragen of wilt u meer advies over de ondertekening van documenten, neemt u dan gerust contact op met één van onze juristen via juristen@acconavm.nl of maak gebruik van ons contactformulier.

Eva Smidts
Eva Smidts (Senior Juridisch Adviseur)
Eva Smidts is binnen accon■avm als Senior Juridisch Adviseur vanuit kantoor Groningen werkzaam voor klanten door het hele land. Eva is inmiddels al ruim 10 jaar werkzaam bij accon■avm en heeft zich gespecialiseerd in ondernemingsrecht. Naast juridische begeleiding van onder andere samenwerkingsverbanden, aan- en verkoop van ondernemingen en beoordeling van allerlei contracten, houdt Eva zich op dit moment bezig met zonneparken. Een interessant onderwerp, zeker in de tijd van verdere verduurzaming van de maatschappij. Eva houdt er van om zaken helder en praktisch neer te zetten en is niet bang om de discussie aan te gaan.



<< terug naar overzicht