http://accountant

De werkkostenregeling is:

net als het weer in Nederland: het kan alle kanten op. Ook de verkeerde kant…

De werkkostenregeling is:

net als het weer in Nederland: het kan alle kanten op. Ook de verkeerde kant…

Het is zondagmiddag als ik deze blog schrijf. Bewolkt, afgewisseld met een klein buitje en tussendoor wat zon. En zo is het ook met de werkkostenregeling (WKR): wisselvallig. Heb ik grip op mijn kosten (zon)? Of weet ik nu al dat ik over het bekende plafond van 80% heen ga (bewolkt met een buitje)?

Maak goede afspraken met uw personeel

Nog even, een maandje of twee en een half, en dan is het zover: het eerste ‘verplichte’ jaar van de WKR is voorbij. Weet u als werkgever zeker dat alles in orde is en correct is geboekt? Zowel door de financiële als de salarisadministratie? Kan ik de allerlaatste loonaangifte met een gerust hart naar de Belastingdienst sturen?

Laat ik eerst nog eens aangeven dat acconavm werkgeversservice beschikt over Loket.nl. In dit salarispakket is een aparte werkkostenset opgenomen. Vanuit de salarisadministratie worden de looncomponenten aangestuurd die per sé onder de vrije ruimte moeten vallen. Als het goed is, heeft u dat in het begin van het jaar al aangegeven. Spreekt voor zich dat het ook in de loop van het jaar kan, mits zich nieuwe feiten voordoen.

Vanuit de financiële administratie kunnen de mutaties verwerkt worden. Met andere woorden: een mooi overzicht waaruit moet blijken of u wel of niet binnen de vrije ruimte blijft. Dat wordt verhelderd in een grafiek. Vanuit dit overzicht kunt u daarbij zelf extrapoleren, want de werkkostenset kan geëxporteerd worden naar Excel. Handig he?

Nu dit wederom onder de aandacht is gebracht, lijkt het mij verstandig om de hele administratie nog eens te bekijken. Zeker voor wat betreft de kosten die gemaakt zijn voor en door het personeel. Zijn alle kosten keurig gerubriceerd? Of bestaan er nog twijfels? In het laatste geval rest u maar één ding en dat is de telefoon pakken en een van uw beloningsadviseurs van acconavm werkgeversservice bellen. Trouwens, ook al heeft u de salarisadministratie elders ondergebracht, u mag altijd gebruik maken van onze diensten. Dan weet u ook meteen welke mogelijkheden wij bieden.

Waar het fout kan gaan

Nog even kort over die vrije ruimte. Waar het fout kan gaan, is als het loon niet is aangewezen als eindheffingsloon, welke u onder de vrije ruimte wilt gaan brengen. Dit moet namelijk schriftelijk. U kunt daarvoor duidelijke afspraken maken met uw werknemer via een arbeidsovereenkomst of u geeft het personeelshandboek een kans. In dit handboek staan zulk soort zaken vaak keurig benoemd. Maar dat niet alleen, want in zo’n handboek legt u natuurlijk meer vast. Ik vertel u daar graag meer over op een ander moment. Oeps, de volle mep…

Laatst was ik bij een seminar van de belastingdienst over de werkkostenregeling. Als voorbeeld werd genoemd dat een werkgever een vertegenwoordiger in dienst had. Hij had geen auto van de zaak en ontving € 0.30 netto per gereden zakelijke kilometer. De werkgever had dit niet vastgelegd in de individuele arbeidsovereenkomst en een personeelshandboek had hij evenmin. Toch had hij over het hele jaar € 0.11 netto ondergebracht in de vrije ruimte.

BINGO! Naheffing voor de Werkkostenregeling

Er volgt dus naheffing. De werkgever heeft immers nergens vastgelegd dat het verschil – want € 0.19 mag nog steeds onbelast worden gegeven- ondergebracht wordt in de vrije ruimte. Let wel: die naheffing is niet het verschil, maar de volledige € 0.30 per gereden zakelijke kilometer. U zult nu waarschijnlijk denken: ‘Eerst schrijft hij dat € 0.19 nog altijd onbelast mag en vervolgens wordt het hele bedrag nageheven’ Dat is nu het standpunt van de belastingdienst. Je mag inderdaad nog altijd die € 0.19 onbelast geven, want dat is een gerichte vrijstelling. Maar geef je meer, dan moet je het totale bedrag schriftelijk vastleggen en aanwijzen als eindheffingsloon.
Er kwam destijds veel rumoer vanuit de zaal. Is niet eerlijk! Kan dat zo maar allemaal? De belastingdienst heeft dit standpunt ingenomen, omdat niet elke werkgever € 0.19 geeft voor die zakelijke kilometer. En omdat ze dit niet gaan uitzoeken, wordt gekeken hoeveel van die eurocenten de werknemer per zakelijke kilometer heeft ontvangen.

Leg het schriftelijk vast

Ik vermoed dat bovenstaand gegeven de ogen van velen zal openen. Ik kan er niet genoeg op hameren: leg het schriftelijk vast. Deze regeling bevordert des te meer de samenwerking tussen u en werkkostenregeling. Het kan ook aantrekkelijk zijn om juist die eindheffing van 80% te betalen, in plaats van bij de werknemer netto te bruteren. Er zijn dus hier en daar wat mogelijkheden. Onze werkgeversservice adviseert u hierin graag. Nu u weer wat bijgepraat bent over de Werkkostenregeling: wat spreken we af? U belt?

Eugène Gulikers (HR Adviseur Werkgeversservice)
Eugène Gulikers, werkgeversservice, staat met hart en ziel klaar voor zijn klanten. In heldere nuchtere taal, en met de nodige humor begeleidt hij werkgevers graag bij implementatie van nieuwe wetgeving. Hij is hiervan dan ook uitstekend op de hoogte: Werkkostenregeling, Participatiewet, Wet Werk en Zekerheid, Lage Inkomensvoordeel.  Aan de andere kant gaat hij ook graag de diepte in. Hij werkt graag met de Persoonlijke Profiel Analyse, een instrument om duidelijk te krijgen of ambitie en vaardigheden matchen.



<< terug naar overzicht